Valkuilen bij het samenwerken met een UX design bureau

Wanneer je organisatie nieuw is in digital product design, of al jaren software maakt maar geen gebruik maakt van UX designers is het slim om niet direct zelf designers in dienst te nemen maar te starten met een samenwerking met een UX design bureau. Het bureau kan je helpen met het uitvoeren van onderzoek, maken van designs en prototypes en begeleid de organisatorische verandering die hiermee gepaard gaat. Echter, het samenwerken met een UX design bureau kan ook uitdagingen met zich meebrengen. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen en tips om deze te vermijden

1. Onduidelijke verwachtingen en doelen

Een van de grootste valkuilen bij het samenwerken met een UX design bureau is het ontbreken van duidelijke verwachtingen en doelen. Wanneer beide partijen niet volledig op één lijn zitten over wat er bereikt moet worden, zal dit leiden tot misverstanden, vertragingen en uiteindelijk een eindresultaat dat niet voldoet aan de behoeften van de organisatie. Het SMART maken van de doelen is essentieel voor een succesvolle samenwerking. Maak een gedetailleerd projectplan waarin de scope, tijdlijn en deliverables worden vastgelegd.

Tip: Zorg ervoor dat je tussentijds evaluatie en check-in momenten hebt met elkaar om ervoor te zorgen dat beide partijen op de hoogte zijn van de status van het project. Communicatie- en projectmanagement tools helpen om de communicatie te centraliseren en om taken, deadlines en feedback gemakkelijk bij te houden.

2. Te weinig inzicht in de gebruikers

Een ander risico is dat het UX design bureau onvoldoende tijd en middelen besteedt aan het begrijpen van de gebruikers van het product. Zonder grondig gebruikersonderzoek kan het ontwerp uiteindelijk niet aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van de doelgroep. De kosten van een slecht bedacht en ontworpen product zijn vele malen hoger dan de kosten die gemaakt moeten worden voor het uitvoeren van voldoende gebruikersonderzoek.

Hoe dit te vermijden: Zorg ervoor dat het bureau uitgebreide gebruikersonderzoeken uitvoert, inclusief interviews, persona’s en gebruikerstests. Betrek het bureau bij het verzamelen van gebruikersfeedback en gebruik deze inzichten als basis voor ontwerpbeslissingen.

3. Onduidelijk verdeling rollen en verantwoordelijkheden

Wanneer niet goed is afgesproken welke mensen een rol hebben binnen de samenwerking en welke verantwoordelijkheden er bij deze rol horen zal dit geheid leiden tot een stroeve samenwerking. Vaak wordt er vanuit gegaan dat het bureau alles oppakt, terwijl interne teams en stakeholders juist een actieve rol spelen in bijvoorbeeld het aanleveren van input of het bewaken van de merkidentiteit. Daarnaast is het enorm belangrijk dat er mandaat is vanuit het interne projectteam om zelfstandig beslissingen te kunnen nemen wanneer dit gevraagd wordt.

Gebrek aan duidelijkheid kan leiden tot frustratie aan beide kanten en uiteindelijk de kwaliteit van het eindresultaat negatief beïnvloeden.

4. Onvoldoende Nazorg en Ondersteuning

De samenwerking met een UX design agency stopt niet bij de oplevering van het project of bij de lancering van een product. In de meeste gevallen is dit het moment waarop je live feedback gaat verzamelen rondom het gebruik van je product, continuous learning om het product daarna te kunnen optimaliseren. Want hoe goed iedereen ook zijn best heeft gedaan om het best mogelijke product of service te maken uiteindelijk weet je pas echt hoe je klant het ervaart wanneer zij er zelf mee aan de slag gaan. Door continu data te verzamelen rondom de belangrijkste customer journeys leren we wat de belangrijkste product improvements zijn waarmee we aan de slag moeten.

Hoe dit te vermijden: Zorg ervoor dat er afspraken zijn gemaakt over nazorg en ondersteuning na de lancering van het product. Dit kan onderhoud, updates en doorlopende optimalisatie omvatten. Een goede samenwerking omvat ook een plan voor de lange termijn om ervoor te zorgen dat het product blijft voldoen aan de veranderende behoeften van de gebruikers. Bij Online Department bieden wij UX ondersteuning (UX as a Service), een samenwerkingsvorm waarbij we de juiste expertise (research, design, training) kunnen inzetten op het juiste moment. Wij reserveren UX capaciteit waarbij op- en afschalen mogelijk is per 4 weken.