Design system: slimme zet of tijdverspilling?

Een design system is een middel om consistentie te kunnen waarborgen en schaalbaarheid en flexibiliteit te kunnen creëren, maar ook om effectiever en efficiënter te kunnen werken binnen een organisatie. Het is daarmee heel waardevol, maar realiseer je dat het geen must is. Hoe bepaal je als organisatie of een design system nodig is? 

Het wel of niet opzetten van een design system hangt af van de volwassenheid van de organisatie om deze te kunnen adopteren, maar ook van de beschikbare capaciteit. Heb je in je organisatie bijvoorbeeld een UX team of one en developers, dan is het meestal niet verstandig om een design system op te zetten. Dit heeft twee redenen. Ten eerste is het opzetten van een design system fundering tijdrovend, het team moet de tijd krijgen om zich op het design system te focussen zodat zij sneller meters kunnen maken. Daarnaast is het goed om te weten dat je voor het opzetten van een design system verschillende rollen binnen een team nodig hebt. Voor een goede start heb je minimaal een product owner, een UX/UI designer en een front-end developer nodig. Voldoe je hier niet aan, dan is mijn advies om eerst laagdrempelig te beginnen, met bijvoorbeeld een stijlgids of een pattern library. Hierin heb je alleen patronen met geen tot weinig rationalen over de toepassing en het gedrag, maar dit zorgt er wel voor dat de componenten schaalbaar worden opgezet. Ook kan het in de toekomst verder worden uitgebreid. 

Design system essentials: wanneer je niet zonder kunt! 

In sommige gevallen is het wél een must om een design system op te zetten. Zoals wanneer je te maken hebt met meerdere producten die gebruik maken van dezelfde design system fundering, waarbij de merkidentiteit gelijk of uniek is. Je kunt hierbij denken aan een saas product in combinatie met een app bijvoorbeeld. Hier wil je de schaalbaarheid en consistentie goed waarborgen, zodat gebruikers een consistente gebruikerservaring hebben. Ook bij het creëren van white label producten adviseren wij een design system op te zetten om zorg te dragen voor de schaalbaarheid en flexibiliteit. 

Wanneer je zelf niet de benodigde capaciteit hebt om een design system op te zetten, is het slim om een tijdelijk UX team in te huren voor hun kennis, expertise en on-the-job-ondersteuning. Heb je bijvoorbeeld alleen een eigen UX designer, dan is het belangrijk om de benodigde rollen aan te vullen. Denk hierbij aan rollen als een design system manager, visual designer, interaction designer en een front-end developer. 

Design system dilemma: op maat gemaakt of bestaande tools inzetten? 

Wanneer ervoor gekozen wordt om over te gaan tot het opzetten van een design system, moet je jezelf de volgende vraag stellen: ga ik een design system creëren waarbij ik veel custom maatwerk doe of maak ik gebruik van bestaande tools? Een kant-en-klaar antwoord op deze vraag is er helaas niet. Het is daarom goed om bij jezelf na te gaan wat je wilt bereiken met het design system. Wanneer je een tijdelijk UX team inhuurt kan het soms verstandiger zijn te kiezen voor een design system van bestaande tools, omdat het van belang is dat het design system intern door het team wordt gedragen. Je wilt voorkomen dat er binnen de organisatie de indruk bestaat dat het design system vanuit een externe organisatie wordt opgedragen. De organisatie moet zelf de regie over het design system nemen en behouden. Een design system van bestaande tools zorgt ervoor dat het (gebruik van) design system meer levensvatbaar is wanneer de tijdelijke teamleden de organisatie verlaten. Natuurlijk is ook dit situatie afhankelijk. Ga daarom altijd het gesprek aan en laat je goed adviseren. 

Heb je al de sleutel tot georganiseerd succes?

Natuurlijk kan het ook dat je al een design system hebt, maar twijfelt of deze goed is opgezet. Haal je er wel alles uit, of kan er iets beter? In dit geval is het raadzaam een design system review uit te laten voeren. Hierbij wordt jouw design system bekeken en beoordeeld op volwassenheid, worden pijn- en verbeterpunten gesignaleerd en krijg je concreet advies om de volwassenheid van je design system te verhogen.