fbpx

Ontmoetingen stimuleren in een app voor ProRail

Een vernieuwende app binnen Microsoft Teams, om ontmoetingen tussen 4400 ProRail-collega’s te stimuleren. Een succesvol idee voor het terugdringen van ziekteverzuim.

De digitale Inktpot

De case

De coronatijd minimaliseerde collegiaal contact. En dat had gevolgen, zo merkten ze bij Prorail. Binnen deze organisatie, verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland, verliep het (kantoor)werk nu digitaal, en dat ging prima. Maar veel medewerkers misten het sociale contact; de verbinding. 

ProRail wilde een plek creëren waar collega’s elkaar, niet per se werkgerelateerd, weer konden ontmoeten. Een plek die doet denken aan de Inktpot, het geliefde kantoor van Prorail in Utrecht, waar collega’s graag naartoe komen. 

Microsoft Teams app
ProRail werkte al met MS Teams, dat bovendien al standaard een groot deel van de gewenste functionaliteiten bezit. Een nieuwe app voor deze omgeving werd daarom een logische keuze. Er was al een samenwerking tussen ProRail en Portiva, voor het ontwikkelen van nieuwe (eigen) functionaliteiten voor MS Teams en Office 365. Online Department is aangehaakt voor het design van deze nieuwe online ontmoetingsomgeving.

Kamer overzicht MS Teams de Inktpot

MS Teams - Kamer overzicht

Het proces

Kick off
Tijdens een kick off hebben we de basis gelegd voor goede samenwerking. Hierin de doelstellingen, grootste uitdagingen en rolverdeling met elkaar afgestemd. En hebben we ideeën gegenereerd om frequent gebruik van de digitale Inktpot te stimuleren.

Itearief design
We hebben een nieuwe laag over MS Teams heen gelegd, waarbinnen verschillende ‘kamers’ kunnen worden aangemaakt. Hier hebben collega’s de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan over specifieke niet-werkgerelateerde onderwerpen, zoals ‘films en series’ of ‘kunst en cultuur’. Net als voorheen, bij het koffie-apparaat. Er worden door medewerkers allerlei initiatieven geplaatst in deze Digitale Inktpot. Zoals digitaal gamen of recepten uitwisselen. Maar ook om te wandelen, modeltreinen te bouwen of treinen te spotten.

Voor de ingangen naar deze kamers, hebben we ons laten inspireren door de plattegrond van Inktpot-locatie in Utrecht. Hiermee creëerden we een speelse manier om te laten zien welke kamers er allemaal zijn. Gebruikers komen binnen via de digitale receptie, die collega’s herkennen van de echte Inktpot. Op de plattegrond is per kamer direct te zien wat de laatste activiteit is per kamer. En er kan direct contact gelegd worden met collega’s die daar op dat moment ook zijn.

Usability testing
We hebben een prototype ontwikkeld en getest onder potentiële gebruikers. Tijdens deze usability test is onderzocht hoe het prototype werd ervaren door ProRailers en wat ze graag nog wilden toevoegen. Maar ook of goed begrepen werd hoe het kameroverzicht en de navigatie werkt. Met de uitkomsten hebben we de performance verbeterd.

Resultaat
  • Een MS teams applicatie live in slechts 3 maanden tijd
  • Een gave doorvertaling in game design, van de fysieke Inktpot werkomgeving naar de digitale versie
  • 6000 actieve gebruikers

ONGEKEND SNELLE DOORLOOPTIJD

De digitale Inktpot moest echt iets bijzonders worden, maar tegelijkertijd ook tegen relatief lage kosten ontwikkeld worden. En snel live kunnen, gezien de actualiteit van het probleem. 

Mede mogelijk gemaakt door nauwe samenwerking
De technische afhankelijkheden voor een app binnen MS Teams, stemden we continu af met de Scrum master. Ook de samenwerking met de product owner was intensief, omdat hij als gamedesigner veel affiniteit had met het design. De nauwe samenwerking en juiste focus zorgden ervoor dat we in een zeer korte tijd een MS Teams applicatie wisten te realiseren. In de wereld van Microsoft is dit een ongekende prestatie, waar we dus zeker trots op zijn! 

Ook na corona een blijvende oplossing
Met de plannen van ProRail om meer hybride te werken na corona, blijft De Digitale Inktpot een belangrijke rol spelen bij sociaal contact, nieuwe ontmoetingen en verbinding.

Meer weten over onze Sharepoint en MS Teams projecten?Maak een afspraak met Dave

“In recordtijd is een innovatieve app gerealiseerd. Enthousiasme van alle betrokken partijen heeft een grote rol gespeeld in dit succes.”

Clutch review Online Department
Richard de Rijk Product Owner - ProRail
Expert Dave

Dave

UX lead & Lean Innovation Consultant

Dave is onze Lean Doctor en ontwerpt waardevolle interacties met behulp van design research en rapid experimentation. Op basis van analytics en klantonderzoek voert hij samen met jouw tech- en marketingteam experimenten uit die leiden tot hogere conversie en blijere klanten.

T: 06 - 28 81 60 86

Neem contact op
Contact

Haal meer uit je software en digitale business. Neem contact met ons op over:

Contact

Expert Tamara

Algemene informatie


info@onlinedepartment.nl

Worskhops & Masterclasses


events@onlinedepartment.nl
010 - 8911051

Maashaven Zuidzijde 2

3081 AE Rotterdam

Algemene informatie


info@onlinedepartment.nl

Worskhops & Masterclasses


events@onlinedepartment.nl
Plan Je Route